Как должно развиваться финансовое управление по мере роста бизнеса?

      Этот пост предоставлен вам в рамках платного партнерства с QuickBooks.

      Масштабируемое финансовое управление означает наличие систем, которые идут в ногу с растущей сложностью.

      То, что работает, когда вы являетесь одиночным оператором, выставляющим счета нескольким клиентам, не сработает, когда у вас появятся сотрудники, несколько источников дохода и команда, делящаяся финансовыми данными.

      Инструменты и процессы, которые помогли вам начать, должны развиваться вместе с вами – иначе они начнут вас сдерживать.

      Как должно эволюционировать финансовое управление со временем?

      Для большинства малых предприятий финансовое управление начинается с таблицы. Это бесплатно, знакомо и достаточно, когда бизнес прост. Но таблицы статичны – они не масштабируются, и по мере роста бизнеса они начинают ломаться.

      Естественная эволюция – это специализированное бухгалтерское программное обеспечение: система, которая обновляется автоматически, поддерживает несколько пользователей и углубляет свою отчетность по мере увеличения сложности. Масштабируемость означает, что программное обеспечение растет вместе с бизнесом на каждом этапе, а не заставляет вас мигрировать каждый раз, когда оно перерастает свои инструменты.

      Вот как выбрать финансовое программное обеспечение для вашего растущего бизнеса:

      Ищите гибкие финансовые системы: Программное обеспечение, которое поддерживает различные размеры и модели бизнеса и не требует от вас миграции на совершенно новую платформу по мере расширения ваших потребностей.

      Ищите возможности автоматизации: Способность автоматизировать повторяющиеся задачи – выставление счетов, категоризация расходов, сверка – чтобы ваша команда не выполняла больше ручной работы по мере роста объема.

      Ищите доступ для нескольких пользователей: Возможность добавлять членов команды с определенными ролями и правами, чтобы финансовые задачи могли быть разделены без ущерба для безопасности данных.

      Ищите расширенную отчетность: Инструменты отчетности, которые выходят за рамки основных сводок доходов и расходов, охватывающие прибыльность проектов, прогнозирование денежного потока и производительность по местоположению или отделу.

      Почему ранние системы терпят неудачу по мере роста бизнеса

      Большинство малых предприятий начинают с самого простого и дешевого варианта: таблицы, базового инструмента для выставления счетов или начального бухгалтерского плана. Это практичный выбор на начальном этапе. Проблема в том, что эти системы не предназначены для масштабирования, и недостатки появляются постепенно, а не сразу.

      Таблица работает нормально, когда у вас десять транзакций в месяц. При ста она становится громоздкой, а при тысяче – это уже проблема. Ошибки проникают, данные теряются, а сверка становится значительной временной нагрузкой.

      Согласно исследованию Intuit QuickBooks, 71% владельцев малых предприятий по-прежнему используют ручку и бумагу или таблицы для управления некоторыми аспектами своих финансов – оставляя их подверженными именно этим рискам по мере роста их операций.

      Та же схема применяется к инструментам бухгалтерского учета для одного пользователя. Одиночный основатель, использующий начальное программное обеспечение, получает все, что ему нужно. В тот момент, когда он нанимает бухгалтера или привлекает офис-менеджера, система становится узким местом и замедляет растущую команду.

      Ручные процессы усугубляют проблему. Каждая задача, выполняемая вручную – ввод расходов, преследование счетов, составление ежемесячных отчетов – требует пропорционально больше времени по мере роста бизнеса. Процесс, который занимает два часа в месяц при десяти клиентах, занимает десять часов при пятидесяти.

      Когда финансовая система не масштабируется, рост начинает замедлять ваш бизнес, вместо того чтобы продвигать его вперед.

      Пример: перерастание базовой настройки

      Компания по ремонту домов начинает с одного владельца, управляющего всеми выставлениями счетов и расходами через базовый бухгалтерский инструмент. При десяти проектах в год это работает хорошо.

      К третьему году бизнес вырос до сорока проектов, двух офисных сотрудников, бухгалтера и субподрядчиков в трех местах. Исходная система поддерживает только одного пользователя. Отслеживание расходов требует ручного ввода данных, а отчетность не различает местоположения или типы проектов.

      Владелец тратит часы каждую неделю на финансовую администрацию, которую система должна обрабатывать. Бухгалтер работает с экспортированными таблицами, а не с актуальными данными.

      Отчеты устаревают до того, как они завершены. Система, которая работала на первом году, активно препятствует бизнесу на третьем году.

      Как выглядят масштабируемые финансовые системы

      Масштабируемая финансовая система имеет четыре определяющих характеристики. Она автоматизирует рутинную работу, поддерживает нескольких пользователей с соответствующим доступом, предоставляет отчетность, соответствующую сложности бизнеса, и соединяется с другими инструментами, на которых работает бизнес.

      Автоматизация

      Автоматизация – это основа. Когда транзакции автоматически классифицируются, счета выставляются по расписанию, а сверка происходит в фоновом режиме, финансовая функция не замедляется по мере увеличения объема.

      Система поглощает дополнительную нагрузку, не требуя дополнительных сотрудников или часов. Для растущего бизнеса это разница между тем, чтобы финансы были бременем для операций, и тем, чтобы финансы шли в ногу с ними.

      Доступ для нескольких пользователей

      Масштабируемая финансовая система позволяет нескольким пользователям, каждый из которых имеет определенную роль и права, которые могут быть установлены на детальном уровне.

      Это означает, что сотрудник, управляющий платежами поставщикам, не имеет доступа к расчету заработной платы, а менеджер по продажам может видеть отчеты о доходах, не касаясь записей о расходах. Владелец бизнеса, бухгалтер и менеджер отдела получают доступ к финансовым данным, которые им нужны – не видя при этом того, что им не следует видеть.

      Глубокая отчетность

      Глубина отчетности – это то, где масштабируемые системы со временем зарабатывают свое место.

      Основная прибыль и убытки достаточно на старте. Но по мере роста бизнеса вам нужно отслеживать прибыльность по проектам, контролировать производительность по местоположению или отделу и прогнозировать денежный поток. Масштабируемая система делает эти отчеты доступными без необходимости ручной сборки.

      Интеграции

      Интеграции – это то, что связывает все вместе.

      Растущий бизнес использует отдельные инструменты для расчета заработной платы, платежей, управления запасами и учета рабочего времени. Масштабируемая финансовая система напрямую соединяется с этими инструментами, так что данные автоматически поступают в ваши счета. Без этих соединений каждый новый инструмент, который вы добавляете, создает новый ручной шаг.

      Как QuickBooks Online поддерживает рост бизнеса

      QuickBooks Online структурирован вокруг идеи, что финансовые потребности меняются по мере роста бизнеса. Вместо того чтобы предлагать один продукт, он предоставляет многоуровневый диапазон планов – Simple Start, Essentials, Plus и Advanced – каждый из которых предназначен для соответствия различным этапам сложности бизнеса. Компании могут обновляться по мере изменения их потребностей, сохраняя свои данные и историю.

      Simple Start подходит для одиночных операторов и очень малых предприятий. Essentials добавляет доступ для нескольких пользователей для до трех человек, управление счетами и учет рабочего времени – практичные обновления для бизнеса, который начал делегировать финансовые задачи.

      Plus расширяется до пяти пользователей и добавляет отслеживание запасов, отчеты о прибыльности проектов и инструменты для бюджетирования – лучшее решение для бизнеса, управляющего физическими продуктами или отслеживающего затраты по нескольким проектам. Advanced поддерживает до 25 пользователей с настраиваемыми панелями, расширенной отчетностью и инструментами автоматизации рабочего процесса, предназначенными для более сложных операций.

      Во всех планах QuickBooks Online автоматизирует рутинные бухгалтерские задачи с помощью Intuit AI – классифицируя транзакции, сверяя счета и отмечая несоответствия для проверки. Этот слой автоматизации означает, что система делает больше по мере роста бизнеса, а не требует большего от людей, которые ее используют. И поскольку все планы работают на одной платформе, переход с одного уровня на другой – это простое изменение, а не миграция системы.

      Пример: масштабирование без смены систем

      Маркетинговое агентство начинает как двухчленная операция, управляющая выставлением счетов и расходами в QuickBooks Online. В течение восемнадцати месяцев у него десять клиентов, три сотрудника и внештатный бухгалтер. Владелец добавляет учетную запись пользователя для бухгалтера, который теперь работает непосредственно в системе, а не с экспортированных файлов.

      Два года спустя агентство открывает второй офис и берет на себя проекты на основе удержания. Они включают отслеживание классов и отчетность по проектам – функции, которые уже есть в системе и готовы к использованию. Финансовые данные с первого дня остаются нетронутыми.

      Отчеты