Come dovrebbe evolversi la gestione finanziaria man mano che un'azienda cresce?

      Questo post è presentato in collaborazione retribuita con QuickBooks.

      La gestione finanziaria scalabile significa avere sistemi che tengono il passo con la crescente complessità.

      Ciò che funziona quando sei un operatore solitario che emette fatture a un pugno di clienti non reggerà quando avrai dipendenti, più flussi di entrate e un team che condivide dati finanziari.

      Gli strumenti e i processi che ti hanno fatto partire devono crescere con te – altrimenti inizieranno a trattenerti.

      Come dovrebbe evolversi la gestione finanziaria nel tempo?

      Per la maggior parte delle piccole imprese, la gestione finanziaria inizia con un foglio di calcolo. È gratuito, familiare e sufficiente quando l'attività è semplice. Ma i fogli di calcolo sono statici – non scalano e, man mano che l'attività cresce, iniziano a rompersi.

      La progressione naturale è verso software di contabilità dedicati: un sistema che si aggiorna automaticamente, supporta più utenti e approfondisce i suoi report man mano che la complessità aumenta. La scalabilità significa che il software cresce con l'attività in ogni fase, piuttosto che costringere a una migrazione ogni volta che supera i suoi strumenti.

      Ecco come scegliere il software finanziario per la tua attività in crescita:

      Cerca sistemi finanziari flessibili: Software che supporta una gamma di dimensioni e modelli aziendali e non richiede di migrare a una piattaforma completamente nuova man mano che le tue esigenze si espandono.

      Cerca capacità di automazione: La possibilità di automatizzare compiti ricorrenti – fatturazione, categorizzazione delle spese, riconciliazione – in modo che il tuo team non faccia più lavoro manuale man mano che il volume cresce.

      Cerca accesso multi-utente: La possibilità di aggiungere membri del team con ruoli e permessi definiti, in modo che i compiti finanziari possano essere condivisi senza compromettere la sicurezza dei dati.

      Cerca report avanzati: Strumenti di reporting che vanno oltre i riepiloghi di reddito e spesa di base, coprendo la redditività dei progetti, la previsione del flusso di cassa e le performance per posizione o dipartimento.

      Perché i sistemi iniziali falliscono man mano che le aziende crescono

      La maggior parte delle piccole imprese inizia con l'opzione più semplice e economica: un foglio di calcolo, uno strumento di fatturazione di base o un piano di contabilità entry-level. Questa è una scelta pratica all'inizio. Il problema è che questi sistemi non sono progettati per scalare e le lacune compaiono gradualmente piuttosto che tutte in una volta.

      Un foglio di calcolo funziona bene quando hai dieci transazioni al mese. A cento, diventa ingombrante e a mille, è una responsabilità. Gli errori si infiltrano, i dati vanno persi e la riconciliazione diventa un significativo dispendio di tempo.

      Secondo una ricerca di Intuit QuickBooks, il 71% dei proprietari di piccole imprese utilizza ancora penna e carta o fogli di calcolo per gestire alcuni aspetti delle proprie finanze – lasciandoli esposti esattamente a questi rischi man mano che le loro operazioni crescono.

      Lo stesso schema si applica agli strumenti di contabilità per un singolo utente. Un fondatore solitario che utilizza software entry-level ottiene tutto ciò di cui ha bisogno. Nel momento in cui assume un contabile o porta a bordo un manager d'ufficio, il sistema diventa un collo di bottiglia e rallenta quel team in crescita.

      I processi manuali aggravano il problema. Ogni compito svolto a mano – inserimento delle spese, sollecito delle fatture, produzione di report mensili – richiede proporzionalmente più tempo man mano che l'attività cresce. Un processo che richiede due ore al mese con dieci clienti richiede dieci ore con cinquanta.

      Quando un sistema finanziario non scala, la crescita inizia a rallentare la tua attività invece di farla avanzare.

      Esempio: superare una configurazione di base

      Un'azienda di ristrutturazione domestica inizia con un unico proprietario che gestisce tutte le fatture e le spese tramite uno strumento di contabilità di base. Con dieci progetti all'anno, funziona bene.

      Entro il terzo anno, l'attività è cresciuta fino a quaranta progetti, due dipendenti in ufficio, un contabile e subappaltatori in tre sedi. Il sistema originale supporta solo un utente. Il monitoraggio delle spese richiede inserimento manuale dei dati e i report non distinguono tra sedi o tipi di progetto.

      Il proprietario trascorre ore ogni settimana nella gestione finanziaria che il sistema dovrebbe gestire. Il contabile lavora su fogli di calcolo esportati piuttosto che su dati in tempo reale.

      I report sono obsoleti prima di essere completati. Il sistema che funzionava al primo anno sta attivamente ostacolando l'attività al terzo anno.

      Come sono i sistemi finanziari scalabili

      Un sistema finanziario scalabile ha quattro caratteristiche distintive. Automatizza il lavoro di routine, supporta più utenti con accesso appropriato, fornisce report che corrispondono alla complessità aziendale e si collega agli altri strumenti su cui l'azienda opera.

      Automazione

      L'automazione è la base. Quando le transazioni vengono categorizzate automaticamente, le fatture vengono inviate secondo programma e la riconciliazione avviene in background, la funzione finanziaria non rallenta man mano che il volume aumenta.

      Il sistema assorbe il carico di lavoro aggiuntivo senza richiedere personale o ore aggiuntive. Per un'azienda in crescita, questa è la differenza tra la finanza che è un freno alle operazioni e la finanza che tiene il passo con esse.

      Accesso multi-utente

      Un sistema finanziario scalabile consente più utenti, ciascuno con un ruolo definito e permessi che possono essere impostati a un livello granulare.

      Ciò significa che un dipendente che gestisce i pagamenti ai fornitori non ha accesso alla busta paga, e un manager delle vendite può vedere i report sui ricavi senza toccare i registri delle spese. Un imprenditore, un contabile e un manager di dipartimento accedono ciascuno ai dati finanziari di cui hanno bisogno – senza che nessuno di loro veda ciò che non dovrebbe.

      Reporting approfondito

      La profondità del reporting è dove i sistemi scalabili guadagnano il loro posto nel tempo.

      Il profitto e la perdita di base sono sufficienti all'inizio. Ma man mano che l'attività cresce, è necessario monitorare la redditività per progetto, monitorare le performance per posizione o dipartimento e prevedere il flusso di cassa. Un sistema scalabile rende disponibili quei report senza richiedere assemblaggio manuale.

      Integrazioni

      Le integrazioni sono ciò che unisce tutto.

      Un'azienda in crescita utilizza strumenti separati per buste paga, pagamenti, inventario e monitoraggio del tempo. Un sistema finanziario scalabile si collega direttamente a quegli strumenti, in modo che i dati fluiscano automaticamente nei tuoi conti. Senza quelle connessioni, ogni nuovo strumento che aggiungi crea un nuovo passaggio manuale.

      Come QuickBooks Online supporta la crescita aziendale

      QuickBooks Online è strutturato attorno all'idea che le esigenze finanziarie cambiano man mano che un'azienda cresce. Piuttosto che offrire un singolo prodotto, fornisce una gamma di piani a livelli – Simple Start, Essentials, Plus e Advanced – ciascuno progettato per corrispondere a una diversa fase di complessità aziendale. Le aziende possono aggiornare man mano che le loro esigenze evolvono, portando con sé i propri dati e la propria storia.

      Simple Start è adatto a operatori solitari e piccole imprese. Essentials aggiunge accesso multi-utente per un massimo di tre persone, gestione delle fatture e monitoraggio del tempo – aggiornamenti pratici per un'azienda che ha iniziato a delegare compiti finanziari.

      Plus si espande a cinque utenti e aggiunge monitoraggio dell'inventario, report sulla redditività dei progetti e strumenti di budgeting – una soluzione migliore per le aziende che gestiscono prodotti fisici o monitorano i costi su più progetti. Advanced supporta fino a 25 utenti, con dashboard personalizzabili, report avanzati e strumenti di automazione del flusso di lavoro progettati per operazioni più complesse.

      In tutti i piani, QuickBooks Online automatizza i compiti di contabilità di routine attraverso l'Intuit AI – categorizzando le transazioni, riconciliando i conti e segnalando le incoerenze per la revisione. Quel livello di automazione significa che il sistema fa di più man mano che l'attività cresce, piuttosto che richiedere di più dalle persone che lo utilizzano. E poiché tutti i piani funzionano sulla stessa piattaforma, passare da un livello all