Come possono le aziende semplificare la fatturazione e l'elaborazione dei pagamenti?

      Questo post è presentato in collaborazione retribuita con QuickBooks.

      Creare una fattura è raramente la parte più difficile per essere pagati. Per la maggior parte delle piccole imprese, ci vogliono solo pochi minuti per preparare un preventivo, inviare una fattura o richiedere un pagamento. Il lavoro che consuma silenziosamente tempo arriva dopo, quando i pagamenti devono essere tracciati, i depositi verificati, le fatture contrassegnate come pagate e i registri contabili aggiornati. Semplificare la fatturazione non riguarda solo la creazione di fatture più velocemente. Si tratta di ridurre il lavoro manuale che avviene tra l'invio di una fattura, la raccolta del pagamento e il mantenimento dei registri finanziari accurati. QuickBooks è progettato attorno a quest'idea, unendo fatturazione, pagamenti e contabilità in un unico flusso di lavoro connesso invece di trattarli come compiti separati.

      Jill gestisce una piccola attività di catering fuori Columbus, preparando tutto, dai pranzi in ufficio a cene private e celebrazioni nel fine settimana. Ogni evento segue un ritmo familiare: invia un preventivo, raccoglie un deposito per garantire la prenotazione, fattura il saldo rimanente dopo l'evento e registra ogni pagamento in modo che i suoi conti rimangano aggiornati. Per anni, ogni fase si è svolta in un luogo diverso. I preventivi vivevano in un'applicazione, i pagamenti arrivavano attraverso un'altra e la contabilità avveniva in un foglio di calcolo che aggiornava tardi la notte dopo aver riposto i vassoi e pianificato i menu della settimana successiva. Preparare fatture non è mai stato il collo di bottiglia. Mantenere ogni fase del processo di pagamento connessa lo era.

      È un modello che si sviluppa naturalmente man mano che le imprese crescono. Un elaboratore di pagamenti viene aggiunto perché i clienti vogliono pagare con carta. Il software di contabilità arriva quando la stagione fiscale diventa più complicata. Gli strumenti di stima appaiono man mano che i preventivi diventano più dettagliati. Ogni decisione risolve un bisogno immediato, ma insieme creano un flusso di lavoro in cui le stesse informazioni devono essere inserite più volte, i pagamenti devono essere abbinati manualmente e i proprietari spendono ore preziose a passare da un sistema all'altro invece di concentrarsi sui clienti.

      I flussi di lavoro disconnessi raramente falliscono perché uno strumento non è capace. Diventano inefficienti perché le informazioni devono viaggiare tra sistemi che non sono stati costruiti per lavorare insieme. Ogni passaggio manuale, sia che si tratti di ricreare un preventivo come fattura o di abbinare un pagamento al cliente giusto, aggiunge un'altra opportunità per ritardi, lavoro duplicato o errori. Riportare quei passaggi in un unico flusso di lavoro non rende semplicemente più facile la fatturazione. Rimuove il lavoro amministrativo dall'intero processo di pagamento.

      Il lavoro inizia dopo l'invio della fattura

      Inviare una fattura sembra l'ultimo passo, ma è davvero l'inizio di tutto ciò che segue. I proprietari devono ancora sapere se il cliente l'ha aperta, quando arriva il pagamento, se il deposito corrisponde al saldo dovuto e se i loro registri contabili riflettono accuratamente la transazione. Quando la fatturazione, la raccolta dei pagamenti e la contabilità avvengono attraverso sistemi separati, ciascuno di quei controlli diventa un altro compito in attesa di essere completato.

      Un'attività di catering illustra bene la sfida. Il numero degli ospiti è già stato confermato, le selezioni del menu finalizzate, i prezzi concordati e un deposito raccolto prima che l'evento inizi. Ricreare quelle informazioni semplicemente per preparare la fattura finale non migliora l'esperienza del cliente né rende l'attività più efficiente. Ripete un lavoro che è già stato fatto aumentando le possibilità di errori.

      QuickBooks rimuove gran parte di quella duplicazione consentendo ai preventivi accettati di fluire direttamente nelle fatture con i dettagli del cliente, i prezzi e le voci già in atto. Invece di ricostruire le informazioni a ogni fase, i proprietari possono continuare a lavorare all'interno dello stesso flusso di lavoro dal preventivo alla fattura, offrendo ai clienti un'esperienza più fluida mentre riducono i compiti amministrativi ripetitivi dietro le quinte.

      Ogni passaggio crea più lavoro

      Ricevere un pagamento non porta automaticamente il processo a una conclusione. Qualcuno deve ancora confermare quale fattura è stata pagata, riconciliare il deposito e aggiornare i registri finanziari prima che la transazione sia veramente completa. Quei compiti raramente generano entrate, eppure diventano silenziosamente parte del carico di lavoro ogni volta che i pagamenti e la contabilità operano in modo indipendente.

      QuickBooks Payments mantiene la raccolta dei pagamenti connessa al resto del flusso di lavoro. Man mano che i clienti pagano, lo stato della fattura si aggiorna automaticamente e l'attività di pagamento fluisce in QuickBooks, riducendo la necessità di riconciliare manualmente i depositi o passare tra più applicazioni. I proprietari ottengono una visione più chiara delle fatture in sospeso, delle entrate in arrivo e della liquidità disponibile senza dover fare affidamento su fogli di calcolo per mettere insieme informazioni provenienti da diversi sistemi.

      Ridurre la riconciliazione non riguarda semplicemente il risparmio di tempo. Dà anche ai proprietari di imprese maggiore fiducia che i numeri che stanno usando per prendere decisioni riflettono accuratamente ciò che sta accadendo nell'intera attività.

      Rimuovere il lavoro ripetitivo prima che inizi

      Non ogni fattura deve essere creata da zero. Le aziende con clienti ricorrenti spesso inviano fatture quasi identiche ogni mese, che si tratti di fatturazione per contratti di catering, piani pasto, contratti di manutenzione, compensi o servizi in abbonamento. Ricreare quelle fatture fa perdere tempo aumentando le possibilità di piccoli ma costosi errori.

      Le fatture ricorrenti rimuovono gran parte di quella ripetizione. Invece di ricostruire le fatture a ogni ciclo di fatturazione, i proprietari possono programmarle in anticipo e inviarle automaticamente quando sono dovute. I clienti che salvano i propri dettagli di pagamento possono anche pagare con meno passaggi, riducendo il follow-up mentre creano un'esperienza di pagamento più fluida.

      QuickBooks mantiene la fatturazione ricorrente all'interno dello stesso flusso di lavoro di preventivi, pagamenti e contabilità. La fatturazione di routine diventa parte del processo invece di un altro compito da gestire, liberando i proprietari per trascorrere meno tempo in amministrazione e più tempo a servire i clienti.

      Un flusso di lavoro connesso batte quattro sistemi separati

      La maggior parte del software aziendale fa esattamente ciò per cui è progettato. Gli strumenti di fatturazione creano fatture. Gli elaboratori di pagamenti raccolgono pagamenti. Il software di contabilità registra transazioni. La sfida inizia quando ciascuno di quei sistemi opera in modo indipendente.

      Ogni piattaforma aggiuntiva introduce un altro accesso, un altro rapporto e un'altra opportunità per le informazioni di non essere sincronizzate. Una fattura può ancora apparire come in sospeso anche dopo che il pagamento è stato ricevuto, mentre i depositi possono raggiungere la banca prima che i registri siano aggiornati. Singolarmente, quei compiti sono gestibili. Insieme, creano ore di lavoro amministrativo non necessario ogni mese.

      QuickBooks affronta il processo in modo diverso collegando ogni fase del viaggio di pagamento. I preventivi diventano fatture, i clienti pagano tramite QuickBooks Payments e l'attività di pagamento aggiorna automaticamente i registri contabili. Invece di assemblare informazioni provenienti da più sistemi, i proprietari possono seguire la transazione dal preventivo al pagamento all'interno dello stesso flusso di lavoro, dando loro una visione più chiara del flusso di cassa mentre riducono la riconciliazione manuale.

      Il vantaggio più grande non è la comodità. È la continuità. Ogni fase del processo di pagamento lavora con le stesse informazioni, rendendo più facile comprendere cosa è stato pagato, cosa è in sospeso e quale sia la situazione finanziaria dell'azienda.

      Flussi di lavoro migliori creano aziende migliori

      I proprietari di aziende spesso confrontano soluzioni di fatturazione e pagamento in base a commissioni di transazione o elenchi di funzionalità. Queste considerazioni contano, ma raramente tengono conto del costo nascosto dei sistemi disconnessi. Ogni ora trascorsa