¿Cómo pueden las empresas simplificar la facturación y el procesamiento de pagos?

      Esta publicación es presentada en asociación pagada con QuickBooks.

      Crear una factura rara vez es la parte más difícil de recibir un pago. Para la mayoría de las pequeñas empresas, solo toma unos minutos preparar un presupuesto, enviar una factura o solicitar un pago. El trabajo que consume tiempo en silencio viene después, cuando se necesita rastrear los pagos, verificar los depósitos, marcar las facturas como pagadas y actualizar los registros contables. Simplificar la facturación no se trata solo de crear facturas más rápido. Se trata de reducir el trabajo manual que ocurre entre el envío de una factura, la recolección del pago y el mantenimiento de registros financieros precisos. QuickBooks está diseñado en torno a esa idea, uniendo la facturación, los pagos y la contabilidad en un flujo de trabajo conectado en lugar de tratarlos como tareas separadas.

      Jill dirige un pequeño negocio de catering fuera de Columbus, preparando todo, desde almuerzos de oficina hasta cenas privadas y celebraciones de fin de semana. Cada evento sigue un ritmo familiar: envía un presupuesto, recoge un depósito para asegurar la reserva, factura el saldo restante después del evento y registra cada pago para que sus libros se mantengan actualizados. Durante años, cada etapa ocurrió en un lugar diferente. Los presupuestos vivían en una aplicación, los pagos llegaban a través de otra, y la contabilidad se realizaba en una hoja de cálculo que actualizaba tarde en la noche después de guardar las bandejas de servicio y planificar los menús de la semana siguiente. Preparar facturas nunca fue el cuello de botella. Mantener cada etapa del proceso de pago conectada sí lo fue.

      Es un patrón que se desarrolla naturalmente a medida que las empresas crecen. Se añade un procesador de pagos porque los clientes quieren pagar con tarjeta. El software de contabilidad llega cuando la temporada de impuestos se vuelve más complicada. Las herramientas de estimación aparecen a medida que los presupuestos se vuelven más detallados. Cada decisión resuelve una necesidad inmediata, pero juntas crean un flujo de trabajo donde la misma información se ingresa múltiples veces, los pagos deben coincidir manualmente y los propietarios pasan horas valiosas cambiando entre sistemas en lugar de centrarse en los clientes.

      Los flujos de trabajo desconectados rara vez fallan porque una herramienta no es capaz. Se vuelven ineficientes porque la información tiene que viajar entre sistemas que no fueron diseñados para trabajar juntos. Cada traspaso manual, ya sea recrear un presupuesto como una factura o emparejar un pago con el cliente correcto, añade otra oportunidad para retrasos, trabajo duplicado o errores. Llevar esos pasos a un solo flujo de trabajo no solo facilita la facturación. Elimina el trabajo administrativo de todo el proceso de pago.

      El trabajo comienza después de enviar la factura

      Enviar una factura se siente como el paso final, pero en realidad es el comienzo de todo lo que sigue. Los propietarios aún necesitan saber si el cliente la ha abierto, cuándo llega el pago, si el depósito coincide con el saldo pendiente y si sus registros contables reflejan con precisión la transacción. Cuando la facturación, la recolección de pagos y la contabilidad ocurren en sistemas separados, cada uno de esos chequeos se convierte en otra tarea esperando ser completada.

      Un negocio de catering ilustra bien el desafío. El conteo de invitados ya ha sido confirmado, las selecciones del menú finalizadas, los precios acordados y un depósito recolectado antes de que comience el evento. Recrear esa información simplemente para preparar la factura final no mejora la experiencia del cliente ni hace que el negocio sea más eficiente. Repite un trabajo que ya se ha hecho mientras aumenta las posibilidades de errores.

      QuickBooks elimina gran parte de esa duplicación al permitir que los presupuestos aceptados fluyan directamente a las facturas con los detalles del cliente, precios y partidas ya en su lugar. En lugar de reconstruir la información en cada etapa, los propietarios pueden continuar trabajando dentro del mismo flujo de trabajo desde el presupuesto hasta la factura, brindando a los clientes una experiencia más fluida mientras reducen las tareas administrativas repetitivas detrás de escena.

      Cada traspaso crea más trabajo

      Recibir un pago no trae automáticamente el proceso a su fin. Alguien aún necesita confirmar qué factura fue pagada, conciliar el depósito y actualizar los registros financieros antes de que la transacción esté realmente completa. Esas tareas rara vez generan ingresos, sin embargo, se convierten silenciosamente en parte de la carga de trabajo cada vez que los pagos y la contabilidad operan de manera independiente.

      QuickBooks Payments mantiene la recolección de pagos conectada al resto del flujo de trabajo. A medida que los clientes pagan, el estado de la factura se actualiza automáticamente y la actividad de pago fluye a QuickBooks, reduciendo la necesidad de conciliar depósitos manualmente o cambiar entre múltiples aplicaciones. Los propietarios obtienen una vista más clara de las facturas pendientes, los ingresos entrantes y el efectivo disponible sin depender de hojas de cálculo para reunir información de diferentes sistemas.

      Reducir la conciliación no se trata simplemente de ahorrar tiempo. También le da a los propietarios de negocios una mayor confianza de que los números que están utilizando para tomar decisiones reflejan con precisión lo que está sucediendo en el negocio.

      Eliminar el trabajo repetitivo antes de que comience

      No todas las facturas necesitan ser creadas desde cero. Las empresas con clientes recurrentes a menudo envían facturas casi idénticas cada mes, ya sea que estén facturando contratos de catering, planes de comidas, acuerdos de mantenimiento, retenciones o servicios de suscripción. Recrear esas facturas desperdicia tiempo mientras aumenta las posibilidades de pequeños pero costosos errores.

      Las facturas recurrentes eliminan gran parte de esa repetición. En lugar de reconstruir facturas en cada ciclo de facturación, los propietarios pueden programarlas con anticipación y enviarlas automáticamente cuando vencen. Los clientes que guardan sus detalles de pago también pueden pagar con menos pasos, reduciendo el seguimiento mientras crean una experiencia de pago más fluida.

      QuickBooks mantiene la facturación recurrente dentro del mismo flujo de trabajo que los presupuestos, los pagos y la contabilidad. La facturación rutinaria se convierte en parte del proceso en lugar de otra tarea que gestionar, liberando a los propietarios para que pasen menos tiempo en administración y más tiempo atendiendo a los clientes.

      Un flujo de trabajo conectado supera a cuatro sistemas separados

      La mayoría del software empresarial hace exactamente lo que está diseñado para hacer. Las herramientas de facturación crean facturas. Los procesadores de pagos recogen pagos. El software de contabilidad registra transacciones. El desafío comienza cuando cada uno de esos sistemas opera de manera independiente.

      Cada plataforma adicional introduce otro inicio de sesión, otro informe y otra oportunidad para que la información se desincronice. Una factura puede seguir apareciendo como pendiente incluso después de que se ha recibido el pago, mientras que los depósitos pueden llegar al banco antes de que los libros se actualicen. Individualmente, esas tareas son manejables. Juntas, crean horas de trabajo administrativo innecesario cada mes.

      QuickBooks aborda el proceso de manera diferente al conectar cada etapa del viaje de pago. Los presupuestos se convierten en facturas, los clientes pagan a través de QuickBooks Payments y la actividad de pago actualiza los registros contables automáticamente. En lugar de coser información de múltiples sistemas, los propietarios pueden seguir la transacción desde el presupuesto hasta el pago dentro del mismo flujo de trabajo, dándoles una vista más clara del flujo de efectivo mientras reducen la conciliación manual.

      La mayor ventaja no es la conveniencia. Es la continuidad. Cada etapa del proceso de pago trabaja con la misma información, facilitando la comprensión de lo que se ha pagado, lo que está pendiente y dónde se encuentra el negocio financieramente.

      Mejores flujos de trabajo crean mejores negocios

      Los propietarios de negocios a menudo comparan soluciones de facturación y pago en función de las tarifas de transacción o las listas de características. Esas consideraciones importan, pero rara vez tienen en cuenta el costo oculto de los sistemas desconectados. Cada hora dedicada a recrear facturas, conciliar depósitos, corregir errores o actualizar hojas de cálculo es una hora que no se dedica a atender a los clientes o hacer crecer el negocio.

      Mover sus presupuestos, facturación, pagos y contabilidad a QuickBooks no cambió drásticamente la forma en que Jill creó facturas. Cambió todo lo que sucedió después de que las envió. Los pagos coincidieron automáticamente, los registros se mantuvieron actualizados y las noches que antes se reservaban para hojas de cálculo gradualmente se convirtieron en tiempo que podía dedicar a prepararse para el próximo evento en su lugar.

      Mejorar la facturación no es el objetivo. Eliminar el trabajo innecesario lo es. Cuando los presupuestos, las facturas, los pagos y la contabilidad se mantienen conectados, los propietarios pasan menos tiempo gestionando tareas administrativas y más tiempo tomando decisiones, atendiendo a los clientes y construyendo el negocio que se propusieron crear.

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