Как бизнесу упростить выставление счетов и обработку платежей?

      Этот пост предоставлен вам в рамках платного партнерства с QuickBooks.

      Создание счета-фактуры редко является самой сложной частью получения оплаты. Для большинства малых предприятий подготовка сметы, отправка счета или запрос оплаты занимает всего несколько минут. Работа, которая тихо поглощает время, начинается позже, когда необходимо отслеживать платежи, проверять депозиты, отмечать счета как оплаченные и обновлять бухгалтерские записи. Упрощение выставления счетов — это не только более быстрое создание счетов. Это о снижении ручной работы, которая происходит между отправкой счета, сбором платежа и поддержанием точности финансовых записей. QuickBooks разработан с учетом этой идеи, объединяя выставление счетов, платежи и бухгалтерский учет в одном связанном рабочем процессе, а не рассматривая их как отдельные задачи.

      Джилл управляет небольшим кейтеринг-бизнесом недалеко от Колумбуса, готовя все — от офисных обедов до частных ужинов и праздничных мероприятий на выходных. Каждое событие проходит в знакомом ритме: она отправляет предложение, собирает депозит для подтверждения бронирования, выставляет счет на оставшуюся сумму после мероприятия и записывает каждый платеж, чтобы ее книги оставались актуальными. На протяжении многих лет каждый этап происходил в разных местах. Предложения хранились в одном приложении, платежи поступали через другое, а бухгалтерский учет велся в таблице, которую она обновляла поздно ночью после того, как убирала сервировочные подносы и планировала меню на следующую неделю. Подготовка счетов никогда не была узким местом. Поддержание связи между каждым этапом процесса оплаты было им.

      Это закономерность, которая естественным образом развивается по мере роста бизнеса. Платежный процессор добавляется, потому что клиенты хотят платить картой. Бухгалтерское программное обеспечение появляется, когда налоговый сезон становится более сложным. Инструменты для оценки появляются, когда предложения становятся более детализированными. Каждое решение решает непосредственную потребность, но вместе они создают рабочий процесс, в котором одна и та же информация вводится несколько раз, платежи необходимо сопоставлять вручную, а владельцы тратят ценное время на переключение между системами вместо того, чтобы сосредоточиться на клиентах.

      Несвязанные рабочие процессы редко терпят неудачу из-за того, что один инструмент не способен. Они становятся неэффективными, потому что информация должна перемещаться между системами, которые не были созданы для совместной работы. Каждая ручная передача, будь то воссоздание сметы в виде счета или сопоставление платежа с правильным клиентом, добавляет еще одну возможность для задержек, дублирования работы или ошибок. Объединение этих шагов в один рабочий процесс не просто упрощает выставление счетов. Это устраняет административную работу из всего процесса оплаты.

      Работа начинается после отправки счета

      Отправка счета кажется последним шагом, но на самом деле это начало всего, что следует за этим. Владельцы все еще должны знать, открыл ли клиент его, когда поступит платеж, соответствует ли депозит непогашенному балансу и отражают ли их бухгалтерские записи точно транзакцию. Когда выставление счетов, сбор платежей и бухгалтерский учет происходят в разных системах, каждая из этих проверок становится еще одной задачей, ожидающей выполнения.

      Кейтеринг-бизнес хорошо иллюстрирует эту проблему. Количество гостей уже подтверждено, выбор меню окончателен, цена согласована, и депозит собран еще до начала мероприятия. Воссоздание этой информации просто для подготовки окончательного счета не улучшает клиентский опыт и не делает бизнес более эффективным. Это повторяет работу, которая уже была выполнена, увеличивая шансы на ошибки.

      QuickBooks устраняет большую часть этого дублирования, позволяя принятым сметам напрямую переходить в счета с уже заполненными данными о клиенте, ценами и строками. Вместо того чтобы восстанавливать информацию на каждом этапе, владельцы могут продолжать работать в одном и том же рабочем процессе от предложения до счета, предоставляя клиентам более плавный опыт и уменьшая повторяющиеся административные задачи за кулисами.

      Каждая передача создает больше работы

      Получение платежа не автоматически завершает процесс. Кто-то все равно должен подтвердить, какой счет был оплачен, согласовать депозит и обновить финансовые записи, прежде чем транзакция будет действительно завершена. Эти задачи редко приносят доход, но они тихо становятся частью рабочей нагрузки, когда платежи и бухгалтерский учет работают независимо.

      QuickBooks Payments поддерживает связь сбора платежей с остальной частью рабочего процесса. Когда клиенты платят, статус счета обновляется автоматически, а платежная активность поступает в QuickBooks, уменьшая необходимость вручную согласовывать депозиты или переключаться между несколькими приложениями. Владельцы получают более четкое представление о непогашенных счетах, поступающих доходах и доступных средствах, не полагаясь на таблицы для сборки информации из разных систем.

      Снижение согласования — это не просто экономия времени. Это также дает владельцам бизнеса большую уверенность в том, что цифры, которые они используют для принятия решений, точно отражают то, что происходит в бизнесе.

      Устраните повторяющуюся работу до того, как она начнется

      Не каждый счет нужно создавать с нуля. Бизнесы с постоянными клиентами часто отправляют почти идентичные счета каждый месяц, будь то счета за кейтеринг, планы питания, соглашения о техническом обслуживании, гонорары или подписные услуги. Воссоздание этих счетов тратит время и увеличивает шансы на небольшие, но дорогостоящие ошибки.

      Повторяющиеся счета устраняют большую часть этого дублирования. Вместо того чтобы восстанавливать счета в каждом расчетном цикле, владельцы могут планировать их заранее и отправлять автоматически, когда они должны быть оплачены. Клиенты, которые сохраняют свои платежные данные, также могут платить с меньшим количеством шагов, уменьшая необходимость в последующих действиях и создавая более плавный процесс оплаты.

      QuickBooks сохраняет повторяющееся выставление счетов в том же рабочем процессе, что и сметы, платежи и бухгалтерский учет. Рутинная выставление счетов становится частью процесса, а не еще одной задачей для управления, освобождая владельцев от необходимости тратить меньше времени на администрирование и больше времени на обслуживание клиентов.

      Один связанный рабочий процесс лучше четырех отдельных систем

      Большинство бизнес-программ выполняет именно то, для чего они предназначены. Инструменты для выставления счетов создают счета. Платежные процессоры собирают платежи. Бухгалтерское программное обеспечение фиксирует транзакции. Проблема начинается, когда каждая из этих систем работает независимо.

      Каждая дополнительная платформа вводит еще один логин, еще один отчет и еще одну возможность для информации выйти из синхронизации. Счет может по-прежнему отображаться как непогашенный, даже после того, как платеж был получен, в то время как депозиты могут поступить в банк до того, как книги будут обновлены. В индивидуальном порядке эти задачи управляемы. Вместе они создают часы ненужной административной работы каждый месяц.

      QuickBooks подходит к процессу иначе, связывая каждый этап платежного пути. Сметы становятся счетами, клиенты платят через QuickBooks Payments, а платежная активность автоматически обновляет бухгалтерские записи. Вместо того чтобы соединять информацию из нескольких систем, владельцы могут отслеживать транзакцию от предложения до платежа в одном и том же рабочем процессе, получая более четкое представление о денежном потоке и уменьшая ручное согласование.

      Главное преимущество — это не удобство. Это непрерывность. Каждый этап процесса оплаты работает с одной и той же информацией, что упрощает понимание того, что было оплачено, что остается непогашенным и в каком финансовом состоянии находится бизнес.

      Лучшие рабочие процессы создают лучшие бизнесы

      Владельцы бизнеса часто сравнивают решения для выставления счетов и платежей на основе транзакционных сборов или списков функций. Эти соображения важны, но они редко учитывают скрытые затраты несвязанных систем. Каждый час, потраченный на воссоздание счетов, согласование депозитов, исправление ошибок или обновление таблиц, — это час, который не тратится на обслуживание клиентов или развитие бизнеса.

      Перемещение ее смет, выставления счетов, платежей и бухгалтерского учета в QuickBooks не изменило драматически то, как Джилл создавала счета. Это изменило все, что происходило после того, как она их отправила. Платежи сопоставлялись автоматически, записи оставались актуальными, а вечера, когда она раньше занималась таблицами, постепенно стали временем, которое она могла проводить, готовясь к следующему мероприятию.

      Лучшее выставление счетов не является целью. Устранение ненужной работы — это. Когда сметы, счета, платежи и бухгалтерский учет остаются связанными, владельцы тратят меньше