Как доступ в облаке упрощает использование QuickBooks для удалённых команд?

      Digital Trends может получить комиссию, если вы совершите покупку по ссылкам на нашем сайте. Почему нам можно доверять?

      Как онлайн-доступ укрепляет сотрудничество, согласованность и безопасность для распределённых бухгалтерских команд

      Bluestonex / Unsplash

      Этот материал подготовлен в рамках платного партнёрства с QuickBooks

      Облачный доступ означает, что бухгалтерское программное обеспечение работает полностью онлайн, а данные хранятся на удалённых серверах, а не на локальных компьютерах. Команды входят через веб-браузер, чтобы совместно работать с общим набором данных в реальном времени. Это устраняет конфликты версий, избавляет от необходимости отправлять файлы по электронной почте и гарантирует, что все видят одну и ту же информацию.

      QuickBooks Online также включает ролевые разрешения, автоматические обновления и шифрование, что делает удалённое сотрудничество более последовательным и безопасным.

      Ключевые выводы

      - Облачный доступ позволяет командам работать в реальном времени из любой точки

      - Ролевые разрешения защищают конфиденциальные финансовые данные

      - Автоматические обновления снимают необходимость локального обслуживания

      Что такое облачный доступ для бухгалтерских систем?

      Облачный доступ означает, что бухгалтерское программное обеспечение работает полностью в интернете, а данные хранятся на удалённых серверах, управляемых поставщиком программного обеспечения, а не на одном компьютере или офисном сервере. Пользователи входят через веб-браузер или мобильное приложение и работают с общим набором данных, который обновляется в реальном времени.

      Поставщик отвечает за обновления, резервные копии, исправления безопасности и обслуживание инфраструктуры. Это устраняет необходимость в ручной передаче файлов или управлении версиями и гарантирует, что распределённые команды всегда имеют доступ к согласованной, актуальной финансовой информации.

      Как настроить QuickBooks Online для удалённых команд

      - Выберите подходящий тарифный план. Выберите план QuickBooks Online, который поддерживает необходимое количество пользователей и включает нужные вам функции.

      - Назначьте администратора компании. Определите администратора, который будет управлять учётными записями пользователей, разрешениями и подключёнными приложениями.

      - Создайте учётные записи пользователей с соответствующими уровнями доступа. Добавьте каждого члена команды с личным логином и назначьте ролевые разрешения, соответствующие их обязанностям.

      - Проверьте совместимость браузера и устройств. Убедитесь, что у всех пользователей поддерживаемые браузеры (например, Chrome, Firefox, Safari, Edge) и надёжное интернет-соединение.

      - Подключите банковские счёты и интеграции. Свяжите банковские ленты, платёжные процессоры и торговые платформы, чтобы все работали с одними и теми же данными по транзакциям.

      - Мигрируйте существующие данные при необходимости. Импортируйте план счетов, списки клиентов и поставщиков, а также историю транзакций, если вы переходите с другой системы.

      - Включите двухэтапную проверку. Активируйте двухфакторную аутентификацию для всех пользователей, чтобы добавить важный уровень безопасности при удалённом доступе.

      - Просматривайте и контролируйте журналы аудита. Используйте встроенный Журнал аудита для отслеживания активности пользователей, контроля изменений и надзора за распределённой командой.

      Таблица матрицы прав доступа

      Ролевые разрешения контролируют, что каждый член команды может видеть и делать в QuickBooks Online.

      Роль пользователя — Уровень доступа

      - Администратор компании — Полный доступ к настройкам, пользователям и всем финансовым данным

      - Обычный пользователь — Ввод транзакций и их проверка в пределах назначенных разрешений

      - Только отчёты — Просмотр финансовых отчётов без возможности редактирования

      - Только учёт рабочего времени — Ввод времени и расходов, но без доступа к остальным финансовым данным

      Примеры ролевых разрешений и того, что люди могут делать в QuickBooks Online

      Пример использования

      Маркетинговое агентство с сотрудниками в трёх городах использует QuickBooks Online для совместного управления финансами. Бухгалтер в Манчестере вносит счета и сверяет транзакции. Финансовый менеджер в Лондоне просматривает и утверждает записи, используя ролевые разрешения. Владелец агентства контролирует денежный поток через мобильное приложение во время поездок.

      Поскольку все данные хранятся в одной облачной системе, нет необходимости отправлять электронные таблицы по почте, ждать загрузки файлов или работать с устаревшей информацией. Когда бухгалтер обновляет счёт, менеджер видит изменение сразу.

      Чек-лист интеграций

      - Подключите банковские ленты для автоматического импорта транзакций

      - Привяжите платёжные процессоры (например, PayPal, Stripe, Square) для отслеживания доходов

      - Добавьте интеграции с e-commerce (например, Shopify, WooCommerce, Amazon), если это применимо

      - Синхронизируйте инструменты управления расходами и захвата чеков

      - Убедитесь, что импортированные данные корректно сопоставляются с планом счетов

      - Подтвердите, что все подключённые приложения используют безопасные протоколы аутентификации

      - Планируйте регулярные проверки журналов активности интеграций и отчётов об ошибках

      Лучшие практики и подводные камни

      - Назначьте индивидуальные логины каждому члену команды, а не используйте общие учётные данные

      - Пересматривайте и обновляйте разрешения при изменении ролей сотрудников или их уходе

      - Включите двухфакторную аутентификацию для всех пользователей, работающих с финансовыми данными

      - Держите браузеры и операционные системы в актуальном состоянии для поддержания безопасности и совместимости

      - Обучите персонал работе с Журналом аудита для отслеживания изменений и выявления расхождений

      Часто задаваемые вопросы о QuickBooks

      Чем QuickBooks Online отличается от использования QuickBooks Desktop удалённо?

      QuickBooks Online работает полностью в браузере, а данные хранятся на облачных серверах Intuit. Несколько пользователей могут одновременно работать с синхронизацией изменений в реальном времени. QuickBooks Desktop требует локальной установки на каждом компьютере и обычно нуждается в программном обеспечении удалённого рабочего стола или хостинге от сторонних поставщиков для удалённого доступа. Версии Desktop требуют ручного обмена файлами или настройки сети для многопользовательского доступа, тогда как QuickBooks Online автоматически решает эти задачи.

      Безопасен ли QuickBooks Online для удалённой бухгалтерской работы?

      Да, при правильной настройке. Intuit использует отраслевые стандарты шифрования TLS для защиты данных при передаче и хранении. Платформа включает безопасные процессы входа, автоматические обновления безопасности и Журнал аудита, который записывает все действия пользователей. Для усиления безопасности командам следует включать двухфакторную аутентификацию, использовать надёжные уникальные пароли и регулярно пересматривать права доступа.

      Могут ли несколько человек работать одновременно в QuickBooks Online?

      Да. QuickBooks Online поддерживает одновременный доступ нескольких пользователей с синхронизацией изменений в реальном времени по всем сессиям. Ролевые разрешения определяют, что каждый пользователь может просматривать или редактировать, предотвращая конфликтные изменения и снижая риск случайного изменения данных.

      Нужны ли удалённым командам дополнительные программные инструменты для использования QuickBooks Online?

      Дополнительное бухгалтерское ПО не требуется. QuickBooks Online работает полностью в веб-браузере, поэтому командам нужен только поддерживаемый девайс и интернет-соединение. Тем не менее многие организации внедряют дополнительные инструменты безопасности, такие как менеджеры паролей для хранения учётных данных или VPN для безопасного сетевого подключения, в рамках общей политики удалённой работы.

      Этот контент оплачивается указанными брендами. Digital Trends тесно сотрудничает с рекламодателями, чтобы представить их продукты и услуги нашим читателям. Хотя эта статья носит информационный характер и не выражает мнения, она отражает тщательную проверку фактов нашей командой для обеспечения точности. Наше отделение по партнёрским отношениям, а не внешние рекламодатели, создает весь брендированный контент внутри компании. Для получения дополнительной информации о нашем подходе к брендированному контенту нажмите здесь.

      Саймон почти три десятилетия работает в разных мирах маркетинга и PR — онлайн и офлайн, в агентствах и…

      Вот как получить скидку 20% на ONLYOFFICE DocSpace Cloud

      Удивительное преимущество использования ONLYOFFICE DocSpace, если вы не знали, заключается в том, что вся платформа бесплатна для гостей — вы платите только за административные аккаунты. ONLYOFFICE DocSpace — это высоко совместная виртуальная среда, если хотите, которая позволяет работать с любым типом документа и настраивать способ совместной работы. Вы фактически работаете в доступных виртуальных комнатах для встреч, приватных или публичных, чтобы общаться и выполнять задачи.

      Опять же — платить нужно только за административные аккаунты и облачный доступ, при этом Business Cloud открывает доступ к неограниченному количеству администраторов, 250 ГБ хранилища файлов на администратора и неограниченному количеству совместных комнат для встреч доступных вам и вашей команде. В течение ограниченного времени, до конца декабря, вы можете использовать код DTMGDOCSPACECLOUD20, чтобы получить скидку 20% на планы ONLYOFFICE DocSpace Cloud. Это отличное предложение. Но вам нужно следовать простым инструкциям, чтобы применить скидку, так что продолжайте читать.

      Читать далее

      Flash Sale: Получите годовое членство Costco Gold-Star и получите цифровую карту Costco на $45

      Коротко: Получите цифровую карту Costco на $45, подписавшись на годовое членство Costco Gold Star за $65.

      Праздники — это многое, но не дешевле. Между большими застольями, подарками и поездками расходы просто продолжают расти, но есть способ немного растянуть праздничный бюджет.

      Читать далее

      LastPass Business может защитить все бизнес-команды — большие и маленькие

      Думаю, все мы уже понимаем, что не стоит делиться данными учётных записей и паролями с другими. И всё же это может быть довольно сложно, когда вы работаете в команде. Нескольким людям может понадобиться доступ к аккаунту по разным причинам. Похоже, у вас не так много вариантов, кроме как делиться этими конфиденциальными данными. Что же делать в таких ситуациях? Ответ — LastPass, а точнее LastPass Business. Это комплексное решение для управления паролями и идентификацией, которое обеспечивает бесшовный доступ к различным аккаунтам. И что лучше, оно разработано для компаний любого размера — от малого бизнеса до корпораций уровня enterprise.

      Фактически администраторы могут создавать связанные учётные данные аккаунтов, которыми можно делиться с любым количеством людей в компании. Эти права можно также отзывать при необходимости. Но никто не знает реальных деталей учётных записей. Доступ управляется через LastPass. Это улучшает кибербезопасность, помогает администраторам сохранять полный контроль над связанными аккаунтами и также обеспечивает бесшовный доступ и обмен даже в крупных командах.

      Читать далее