¿Cómo facilita el acceso en la nube el uso de QuickBooks para equipos remotos?

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      Cómo el acceso en la nube fortalece la colaboración, la coherencia y la seguridad para equipos contables distribuidos

      

      Bluestonex / Unsplash

      

      Esta publicación se presenta en asociación pagada con QuickBooks

      El acceso en la nube significa que el software contable funciona completamente en línea, con los datos almacenados en servidores remotos en lugar de en ordenadores locales. Los equipos inician sesión a través de un navegador web para trabajar de forma colaborativa desde un conjunto de datos compartido en tiempo real. Esto elimina los conflictos de versiones, evita la necesidad de enviar archivos por correo electrónico y garantiza que todos vean la misma información.

      QuickBooks Online también incluye permisos basados en roles, actualizaciones automáticas y cifrado, lo que hace que la colaboración remota sea más coherente y segura.

      Puntos clave

      - El acceso en la nube permite que los equipos trabajen en tiempo real desde cualquier lugar

      - Los permisos basados en roles protegen los datos financieros sensibles

      - Las actualizaciones automáticas eliminan la necesidad de mantenimiento local

      ¿Qué es el acceso en la nube para sistemas contables?

      El acceso en la nube significa que el software contable funciona completamente en línea, con los datos almacenados en servidores remotos gestionados por el proveedor del software en lugar de en un único ordenador o servidor de oficina. Los usuarios inician sesión a través de un navegador web o una aplicación móvil y trabajan desde un conjunto de datos compartido que se actualiza en tiempo real.

      El proveedor es responsable de las actualizaciones, copias de seguridad, parches de seguridad y el mantenimiento de la infraestructura. Esto elimina la necesidad de transferencias manuales de archivos o gestión de versiones y garantiza que los equipos distribuidos siempre tengan acceso a información financiera coherente y actualizada.

      Cómo configurar QuickBooks Online para equipos remotos

      - Elige el plan de suscripción adecuado. Selecciona un plan de QuickBooks Online que soporte el número de usuarios que tu equipo necesita e incluya las funciones que requieres.

      - Asigna un administrador de la empresa. Designa a un administrador que gestione las cuentas de usuario, los permisos y las aplicaciones conectadas.

      - Crea cuentas de usuario con niveles de acceso apropiados. Añade a cada miembro del equipo con su propio inicio de sesión y asigna permisos basados en roles que coincidan con sus responsabilidades.

      - Verifica la compatibilidad de navegadores y dispositivos. Confirma que todos los usuarios tengan navegadores compatibles (por ejemplo, Chrome, Firefox, Safari, Edge) y conexiones a Internet fiables.

      - Conecta cuentas bancarias e integraciones. Vincula feeds bancarios, procesadores de pagos y plataformas de comercio para que todos trabajen con los mismos datos de transacciones.

      - Migra datos existentes si es necesario. Importa tu plan de cuentas, listas de clientes y proveedores, e historial de transacciones si te estás mudando desde otro sistema.

      - Habilita la verificación en dos pasos. Activa la autenticación de dos factores para todos los usuarios para añadir una capa esencial de seguridad al acceso remoto.

      - Revisa y monitorea los registros de auditoría. Utiliza el Registro de Auditoría incorporado para rastrear la actividad de los usuarios, supervisar cambios y mantener la supervisión en todo tu equipo distribuido.

      Matriz de permisos

      Los permisos basados en roles controlan lo que cada miembro del equipo puede ver y hacer en QuickBooks Online.

      Rol de usuario — Nivel de acceso

      Administrador de la empresa — Acceso completo a la configuración, usuarios y todos los datos financieros

      Usuario estándar — Entrada y revisión de transacciones según los permisos asignados

      Solo informes — Ver informes financieros sin capacidad de edición

      Solo seguimiento de tiempo — Introducir tiempo y gastos, pero no puede acceder a otros datos financieros

      Ejemplos de permisos basados en roles y lo que las personas pueden lograr con QuickBooks Online

      Ejemplo de caso de uso

      Una agencia de marketing con personal ubicado en tres ciudades utiliza QuickBooks Online para gestionar las finanzas de forma colaborativa. El contable en Manchester introduce facturas y concilia transacciones. El responsable financiero en Londres revisa y aprueba las entradas usando permisos basados en roles. El propietario de la agencia supervisa el flujo de caja a través de la aplicación móvil mientras viaja.

      Como todos los datos se almacenan en un único sistema basado en la nube, no es necesario enviar hojas de cálculo por correo electrónico, esperar cargas de archivos o trabajar con información desactualizada. Cuando el contable actualiza una factura, el responsable ve el cambio de inmediato.

      Lista de comprobación de integraciones

      - Conectar feeds bancarios para importaciones automáticas de transacciones

      - Vincular procesadores de pagos (p. ej., PayPal, Stripe, Square) para el seguimiento de ingresos

      - Añadir integraciones de comercio electrónico (p. ej., Shopify, WooCommerce, Amazon) si procede

      - Sincronizar herramientas de gestión de gastos y captura de recibos

      - Verificar que los datos importados se mapeen correctamente a tu plan de cuentas

      - Confirmar que todas las apps conectadas usan protocolos de autenticación seguros

      - Programar revisiones periódicas de los registros de actividad de las integraciones e informes de errores

      Buenas prácticas y errores comunes

      - Asigna inicios de sesión individuales a cada miembro del equipo en lugar de compartir credenciales

      - Revisa y actualiza los permisos siempre que los miembros del equipo cambien de rol o se marchen

      - Habilita la autenticación de dos factores para todos los usuarios que manejen datos financieros

      - Mantén los navegadores y sistemas operativos actualizados para mantener la seguridad y la compatibilidad

      - Capacita al personal en el uso del Registro de Auditoría para rastrear cambios e identificar discrepancias

      Preguntas frecuentes sobre QuickBooks

      ¿En qué se diferencia QuickBooks Online de usar QuickBooks Desktop de forma remota?

      QuickBooks Online funciona completamente en un navegador con los datos almacenados en los servidores en la nube de Intuit. Varios usuarios pueden trabajar simultáneamente con cambios que aparecen en tiempo real. QuickBooks Desktop requiere instalación local en cada ordenador y normalmente necesita software de escritorio remoto o servicios de hospedaje de terceros para el acceso remoto. Las versiones de escritorio requieren compartir archivos manualmente o configurar la red para acceso multiusuario, mientras que QuickBooks Online gestiona esto automáticamente.

      ¿Es seguro QuickBooks Online para el trabajo contable remoto?

      Sí, cuando está configurado correctamente. Intuit utiliza cifrado TLS de estándar industrial para proteger los datos en tránsito y en reposo. La plataforma incluye procesos de inicio de sesión seguros, actualizaciones de seguridad automáticas y un Registro de Auditoría que registra todas las acciones de los usuarios. Para mejorar la seguridad, los equipos deben habilitar la autenticación de dos factores, usar contraseñas únicas y fuertes y revisar regularmente los permisos de acceso.

      ¿Pueden varias personas trabajar al mismo tiempo en QuickBooks Online?

      Sí. QuickBooks Online soporta el acceso simultáneo de múltiples usuarios, con cambios que se sincronizan en tiempo real en todas las sesiones. Los permisos basados en roles determinan qué puede ver o editar cada usuario, evitando cambios conflictivos y reduciendo el riesgo de modificación accidental de datos.

      ¿Necesitan los equipos remotos herramientas de software adicionales para usar QuickBooks Online?

      No se requiere software contable adicional. QuickBooks Online funciona completamente en un navegador web, por lo que los equipos solo necesitan un dispositivo compatible y conexión a Internet. Sin embargo, muchas organizaciones implementan herramientas de seguridad complementarias, como gestores de contraseñas para almacenar credenciales o VPNs para conexiones de red seguras como parte de sus políticas de trabajo remoto.

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      Básicamente, los administradores pueden crear credenciales vinculadas a cuentas que se comparten con tantas personas como sea necesario en la empresa. También pueden revocarse si es necesario. Pero nadie conoce esos detalles reales. En su lugar, el acceso se gestiona todo a través de LastPass. Mejora la ciberseguridad, ayuda a los administradores a conservar el control total de las cuentas relacionadas y también permite un acceso y compartición sin fricciones incluso entre equipos grandes.

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