In che modo l'accesso al cloud rende QuickBooks più facile da usare per i team remoti?

      Digital Trends potrebbe guadagnare una commissione quando acquisti tramite i link sul nostro sito. Perché fidarsi di noi?

      

      

       Come l'accesso cloud rafforza collaborazione, coerenza e sicurezza per i team contabili distribuiti

      

      

      

      

      

      

      

      

      

       Bluestonex / Unsplash

      

      

      

       Questo post è offerto in collaborazione a pagamento con QuickBooks

      L'accesso cloud significa che il software contabile funziona interamente online, con i dati archiviati su server remoti anziché sui computer locali. I team accedono tramite un browser web per lavorare in modo collaborativo su un set di dati condiviso in tempo reale. Ciò elimina i conflitti di versione, rimuove la necessità di inviare file via email e garantisce che tutti vedano le stesse informazioni.

      QuickBooks Online include inoltre autorizzazioni basate sui ruoli, aggiornamenti automatici e crittografia, rendendo la collaborazione remota più coerente e sicura.

      Punti chiave

      

      L'accesso cloud consente ai team di lavorare in tempo reale da qualsiasi luogo

      Le autorizzazioni basate sui ruoli proteggono i dati finanziari sensibili

      Gli aggiornamenti automatici eliminano la necessità di manutenzione locale

      

      Cos'è l'accesso cloud per i sistemi contabili?

      L'accesso cloud significa che il software contabile funziona interamente online, con i dati archiviati su server remoti gestiti dal fornitore del software anziché su un singolo computer o server d'ufficio. Gli utenti effettuano l'accesso tramite un browser web o un'app mobile e lavorano su un set di dati condiviso che si aggiorna in tempo reale.

      Il fornitore è responsabile degli aggiornamenti, dei backup, delle patch di sicurezza e della manutenzione dell'infrastruttura. Questo elimina la necessità di trasferimenti manuali di file o di gestione delle versioni e garantisce ai team distribuiti l'accesso a informazioni finanziarie coerenti e aggiornate.

      Come configurare QuickBooks Online per team remoti

      

      Scegli il piano di abbonamento giusto. Seleziona un piano QuickBooks Online che supporti il numero di utenti di cui il tuo team ha bisogno e includa le funzionalità necessarie.

      Assegna un amministratore aziendale. Designa un amministratore che gestirà gli account utente, le autorizzazioni e le applicazioni connesse.

      Crea account utente con livelli di accesso appropriati. Aggiungi ogni membro del team con il proprio accesso e assegna autorizzazioni basate sui ruoli che corrispondono alle loro responsabilità.

      Verifica la compatibilità di browser e dispositivi. Conferma che tutti gli utenti abbiano browser supportati (ad es. Chrome, Firefox, Safari, Edge) e connessioni internet affidabili.

      Collega conti bancari e integrazioni. Collega flussi bancari, processori di pagamento e piattaforme di commercio in modo che tutti lavorino sugli stessi dati di transazione.

      Migra i dati esistenti se necessario. Importa il piano dei conti, le liste di clienti e fornitori e la cronologia delle transazioni se stai passando da un altro sistema.

      Attiva la verifica in due passaggi. Abilita l'autenticazione a due fattori per tutti gli utenti per aggiungere uno strato essenziale di sicurezza per l'accesso remoto.

      Revisiona e monitora i registri di controllo. Usa il Registro attività (Audit Log) integrato per tracciare le attività degli utenti, monitorare le modifiche e mantenere supervisione sul tuo team distribuito.

      

      Matrice delle autorizzazioni

      Le autorizzazioni basate sui ruoli controllano cosa ogni membro del team può vedere e fare in QuickBooks Online.

      Ruolo utente — Livello di accesso

      Amministratore aziendale — Accesso completo alle impostazioni, agli utenti e a tutti i dati finanziari

      Utente standard — Inserimento e revisione delle transazioni in base alle autorizzazioni assegnate

      Solo report — Visualizza i report finanziari senza possibilità di modifica

      Solo rilevazione ore — Inserisce ore e spese ma non può accedere ad altri dati finanziari

      Esempi delle autorizzazioni basate sui ruoli e ciò che le persone possono fare con QuickBooks Online

      Esempio d'uso

      Un'agenzia di marketing con personale situato in tre città utilizza QuickBooks Online per gestire le finanze in modo collaborativo. Il contabile a Manchester inserisce le fatture e riconcilia le transazioni. Il responsabile finanziario a Londra esamina e approva le voci usando le autorizzazioni basate sui ruoli. Il proprietario dell'agenzia monitora il flusso di cassa tramite l'app mobile mentre è in viaggio.

      Poiché tutti i dati sono archiviati in un unico sistema basato sul cloud, non è necessario inviare fogli di calcolo via email, aspettare upload di file o lavorare su informazioni obsolete. Quando il contabile aggiorna una fattura, il responsabile vede la modifica immediatamente.

      Checklist di integrazione

      

      Collega i flussi bancari per l'importazione automatica delle transazioni

      Collega i processori di pagamento (es. PayPal, Stripe, Square) per il monitoraggio dei ricavi

      Aggiungi integrazioni e‑commerce (es. Shopify, WooCommerce, Amazon) se applicabili

      Sincronizza gli strumenti di gestione delle spese e di acquisizione delle ricevute

      Verifica che i dati importati siano mappati correttamente al piano dei conti

      Conferma che tutte le app collegate usino protocolli di autenticazione sicuri

      Pianifica revisioni regolari dei log di attività delle integrazioni e dei report di errore

      

      Best practice e insidie

      

      Assegna accessi individuali a ogni membro del team invece di condividere le credenziali

      Revisiona e aggiorna le autorizzazioni ogni volta che i membri del team cambiano ruolo o lasciano

      Abilita l'autenticazione a due fattori per tutti gli utenti che gestiscono dati finanziari

      Mantieni browser e sistemi operativi aggiornati per mantenere sicurezza e compatibilità

      Forma il personale su come usare il Registro attività per tracciare le modifiche e identificare discrepanze

      

      FAQ su QuickBooks

      In cosa QuickBooks Online è diverso dall'utilizzo di QuickBooks Desktop in remoto?

      QuickBooks Online funziona interamente in un browser con i dati archiviati sui server cloud di Intuit. Più utenti possono lavorare contemporaneamente con le modifiche che appaiono in tempo reale. QuickBooks Desktop richiede l'installazione locale su ogni computer e tipicamente necessita di software di desktop remoto o servizi di hosting di terze parti per l'accesso remoto. Le versioni Desktop richiedono la condivisione manuale dei file o la configurazione di rete per l'accesso multiutente, mentre QuickBooks Online gestisce tutto questo automaticamente.

      QuickBooks Online è sicuro per il lavoro contabile remoto?

      Sì, se configurato correttamente. Intuit utilizza crittografia TLS di livello industriale per proteggere i dati in transito e a riposo. La piattaforma include processi di accesso sicuri, aggiornamenti automatici di sicurezza e un Registro attività che registra tutte le azioni degli utenti. Per migliorare la sicurezza, i team dovrebbero abilitare l'autenticazione a due fattori, usare password forti e uniche e rivedere regolarmente le autorizzazioni di accesso.

      Più persone possono lavorare contemporaneamente in QuickBooks Online?

      Sì. QuickBooks Online supporta l'accesso simultaneo di più utenti, con le modifiche che si sincronizzano in tempo reale su tutte le sessioni. Le autorizzazioni basate sui ruoli determinano cosa ciascun utente può visualizzare o modificare, prevenendo cambiamenti conflittuali e riducendo il rischio di modifiche accidentali dei dati.

      I team remoti hanno bisogno di software aggiuntivo per usare QuickBooks Online?

      Non è necessario software contabile aggiuntivo. QuickBooks Online funziona interamente in un browser web, quindi i team hanno solo bisogno di un dispositivo supportato e di una connessione internet. Tuttavia, molte organizzazioni implementano strumenti di sicurezza complementari come gestori di password per l'archiviazione delle credenziali o VPN per connessioni di rete sicure come parte delle loro politiche di lavoro remoto.

      

      Questo contenuto è pagato dai marchi indicati. Digital Trends lavora a stretto contatto con gli inserzionisti per mettere in evidenza i loro prodotti e servizi ai nostri lettori. Sebbene questo articolo sia informativo e non espressivo di opinioni, riflette un accurato fact‑checking da parte del nostro team per garantirne l'accuratezza. Il nostro team dedicato alle partnership, e non gli inserzionisti esterni, crea tutto il contenuto a marchio internamente. Per ulteriori informazioni sul nostro approccio al contenuto a marchio, clicca qui.

      

      

      

      

      

      

      

      

      

      

       Simon ha trascorso quasi tre decenni muovendosi attraverso i molti mondi del marketing e delle PR — online e offline, in agenzia e…

      

      

      

      

      

      

       Ecco come ottenere uno sconto del 20% su ONLYOFFICE DocSpace Cloud

      

       Un incredibile vantaggio di usare ONLYOFFICE DocSpace, se non lo sapevi, è che l'intera piattaforma è gratuita per gli ospiti: paghi solo per gli account amministrativi. ONLYOFFICE DocSpace è un ambiente virtuale altamente collaborativo, per così dire, che ti permette di lavorare su qualsiasi tipo di documento e personalizzare il modo in cui collabori. Fondamentalmente lavori in sale riunioni virtuali accessibili, private o pubbliche, per comunicare e portare a termine i compiti.

      Di nuovo, paghi solo per gli account amministrativi e l'accesso cloud, con Business Cloud che sblocca l'accesso a un numero illimitato di amministratori, 250 GB di spazio file per amministratore e un numero illimitato di sale riunioni collaborative disponibili per te e il tuo team. Per un periodo limitato, fino alla fine di dicembre, puoi usare il codice DTMGDOCSPACECLOUD20 per ottenere uno sconto del 20% sui piani ONLYOFFICE DocSpace Cloud. È un'offerta fantastica. Ma devi seguire alcune semplici istruzioni per applicare lo sconto, quindi continua a leggere per queste istruzioni.

      

       Leggi di più

      

      

      

       Offerta lampo: ottieni un abbonamento Costco Gold-Star e ricevi una Digital Costco Shop Card da $45

      

       In breve: Ricevi una Digital Costco Shop Card da $45 quando ti iscrivi a un abbonamento annuale Costco Gold Star a $65.

      Le feste sono molte cose, ma a buon mercato non è una di queste. Tra grandi banchetti, regali e viaggi, i costi continuano ad accumularsi, ma potrebbe esserci un modo per allungare un po' il tuo budget per le feste. 

      

       Leggi di più

      

      

      

       LastPass Business può proteggere tutti i team aziendali, grandi e piccoli

      

       Penso che ormai tutti sappiamo che non si dovrebbero condividere i dettagli degli account e le password con chiunque. Eppure, può essere piuttosto difficile farlo quando lavori con un team. Diverse persone potrebbero aver bisogno di accedere a un account per qualsiasi motivo. Non sembrano esserci molte opzioni a disposizione oltre a condividere quei dettagli sensibili. Cosa fare in queste situazioni? La risposta è LastPass o, più precisamente, LastPass Business. È una soluzione completa di gestione delle password e delle identità che consente un accesso senza soluzione di continuità a vari account. Ancora meglio, è progettata per aziende di tutte le dimensioni, dalle piccole attività locali alle grandi imprese.

      Fondamentalmente, gli amministratori possono creare credenziali di account collegate che vengono condivise con quante persone necessario all'interno dell'azienda. Possono anche essere revocate se necessario. Ma nessuno possiede quei dettagli effettivi. Invece, l'accesso è interamente gestito tramite LastPass. Migliora la cybersecurity, aiuta gli amministratori a mantenere il controllo completo degli account correlati e permette anche un accesso e una condivisione senza problemi anche tra team numerosi.

      

       Leggi di più