Что такое автоматизированные рабочие процессы в бухгалтерии и как они экономят время?

      Этот материал подготовлен в рамках платного партнёрства с Intuit

      Автоматизированные бухгалтерские рабочие процессы — это процессы, основанные на правилах, которые выполняют рутинные финансовые задачи, такие как утверждение счетов, маршрутизация расходов и сверка, без ручного вмешательства.

      Они экономят время, устраняя повторный ввод данных, снижая количество ошибок и обеспечивая автоматическое прохождение задач по цепочкам утверждений.

      При наличии надлежащего мониторинга и контроля аудита автоматизация позволяет финансовым командам сосредоточиться на анализе и стратегии, а не на административной обработке.

      Ключевые выводы

      - Автоматизация выполняет повторяющиеся бухгалтерские задачи с помощью заранее определённых правил

      - Сокращает время обработки и число ошибок вручную во всей финансовой деятельности

      - Освобождает сотрудников для работы с анализом вместо ввода данных

      Что такое автоматизированные рабочие процессы в бухгалтерии?

      Автоматизированные бухгалтерские рабочие процессы — это цифровые процессы, которые выполняют финансовые задачи в соответствии с заранее определёнными правилами. Вместо ручного ввода данных, поиска утверждений или обновления бухгалтерских книг программное обеспечение автоматически завершает каждый шаг на основе триггеров и условий, которые вы задаёте.

      Распространённые области применения включают обработку счетов, утверждение расходов, планирование платежей, банковскую сверку и процедуры закрытия отчетного периода. Рабочие процессы работают последовательно независимо от объёмов транзакций, что позволяет финансовым командам масштабировать операционную деятельность без увеличения административного штата.

      Как настроить автоматизированные бухгалтерские рабочие процессы

      1. Выявите задачи с большим объёмом. Составьте карту, где ваша команда тратит наибольшее количество времени на повторяющиеся, основанные на правилах действия.

      2. Определите чёткие триггеры. Укажите события, которые инициируют каждый рабочий процесс, например получение счёта или достижение порога расходов.

      3. Задайте правила и условия. Чётко опишите пути утверждения, допустимые отклонения, требуемые документы и форматы данных.

      4. Выберите инструмент автоматизации. Подберите программное обеспечение, которое интегрируется с вашей учётной системой и поддерживает ваши правила.

      5. Настройте и протестируйте. Постройте рабочий процесс и прогоните небольшие партии, чтобы проверить ошибки или пропущенные шаги.

      6. Внедряйте с контролями. Введите журналы аудита, ролевые права доступа и пути обработки исключений для обеспечения надлежащего контроля.

      7. Мониторьте производительность. Отслеживайте время выполнения, частоту ошибок и узкие места после запуска рабочего процесса.

      8. Регулярно совершенствуйте. Обновляйте правила по мере изменения политик или добавления новых источников данных.

      Digital Trends

      Диаграмма, показывающая, как автоматизированные системы используются для повышения эффективности бухгалтерии на всех этапах процесса

      Как QuickBooks использует автоматизированную обработку для повышения эффективности

      Компания по управлению недвижимостью обрабатывает арендные платежи более чем от 150 арендаторов каждый месяц. Ранее бухгалтерская команда вручную фиксировала каждый платеж в QuickBooks, сопоставляла его с соответствующим счетом арендатора, обновляла статус платежа и отправляла квитанцию по электронной почте. Этот процесс обычно занимал около 10 минут на транзакцию.

      После внедрения QuickBooks Online с автоматическими банковскими каналами и пользовательскими банковскими правилами входящие транзакции ежедневно поступают напрямую из банка. При использовании QuickBooks Payments система применяет правила, которые идентифицируют платежи арендаторов по деталям транзакции и автоматически сопоставляют их с соответствующими открытыми счетами. После того как финансовая команда просматривает и утверждает предложенные соответствия, QuickBooks проводит платежи по правильным счетам арендаторов и отправляет соответствующие электронные квитанции.

      В результате рутинные ежемесячные арендные платежи теперь обрабатываются менее чем за 90 секунд вместо нескольких минут. Финансовая команда может тратить больше времени на управление задолженностью, анализ тенденций заполняемости и улучшение прогнозирования денежных потоков, а не на часы повторного ввода данных.

      Контрольный список интеграции (для выбора ПО)

      - Надёжно подключается к вашей учётной или ERP-системе через API или сертифицированную интеграцию

      - Отображает основные поля данных (например, поставщики, счета, платежи, счета главной книги, центры затрат)

      - Поддерживает условную логику (например, правила «если-то», пороги утверждения, иерархии маршрутизации)

      - Предоставляет ролевой доступ и ведёт подробные журналы аудита

      - Отправляет уведомления об исключениях, ошибках или элементах, требующих ручной проверки

      - Позволяет настраивать многоуровневые цепочки утверждения с эскалацией при задержках

      - Формирует отчёты по метрикам рабочих процессов (например, время обработки, места возникновения узких мест, частота ошибок)

      Лучшие практики и подводные камни

      - Начинайте с задач с большим объёмом и строгими правилами, таких как утверждение счетов или представление расходов

      - Держите правила простыми и документируйте их чётко, чтобы избежать неправильной маршрутизации

      - Всегда включайте пути обработки исключений для элементов, не подходящих под стандартные правила

      - Регулярно просматривайте журналы аудита, чтобы обнаруживать ошибки до того, как они накапливаются

      - Не автоматизируйте задачи с высокой вариативностью или требующие суждения — в таких случаях безопаснее проводить ручную проверку

      FAQ по автоматизированным бухгалтерским рабочим процессам

      Действительно ли автоматизация снижает количество ошибок в бухгалтерии?

      Да, при правильной настройке. Автоматизация последовательно применяет правила, что устраняет распространённые ошибки, такие как дублирование платежей, перепутанные цифры и пропущенные шаги утверждения. Однако если заданы неверные правила, автоматизация будет их выполнять. Поэтому необходимы тщательное тестирование и постоянный мониторинг. Журналы аудита также помогут отследить и быстро исправить любые возникшие проблемы.

      Могут ли малые предприятия получить выгоду от автоматизации бухгалтерии?

      Абсолютно. Малые команды часто выполняют те же повторяющиеся задачи, что и большие отделы — выставление счетов, сверка и утверждение расходов — но с меньшим числом сотрудников. Автоматизация значительно снижает административную нагрузку, сокращает циклы платежей и позволяет сотрудникам сосредоточиться на планировании денежных потоков и поддержке бизнеса, а не только на обработке транзакций.

      Как контролировать автоматизированные рабочие процессы, чтобы убедиться, что они работают правильно?

      Внедрите панели мониторинга для отслеживания объёмов обработки, времени выполнения, частоты ошибок и числа исключений. Планируйте регулярные проверки журналов аудита для выявления шаблонов или аномалий. Настройте оповещения о сбоях транзакций или необычной активности. Проводите периодические выборочные проверки, сравнивая автоматические записи с исходными документами. Оперативно обновляйте правила при изменении политик или отношений с поставщиками.

      Этот контент оплачивается указанными брендами. Digital Trends тесно сотрудничает с рекламодателями, чтобы представлять их продукты и услуги нашим читателям. Хотя эта статья носит информационный, а не оценочный характер, она отражает тщательную факт-проверку нашей командой для обеспечения точности. Наше специализированное партнёрское подразделение, а не внешние рекламодатели, создаёт весь брендированный контент внутри компании. Для получения дополнительной информации о нашем подходе к брендированному контенту нажмите здесь.