Как малые предприятия эффективно управляют запасами с помощью QuickBooks?

      Этот материал подготовлен в рамках платного партнёрства с QuickBooks

      Малые предприятия управляют запасами эффективно, удерживая достаточный уровень товара, чтобы удовлетворять спрос, и при этом избегая избыточных запасов. Для этого они отслеживают, что есть в наличии, что продаётся и когда нужно делать повторный заказ, используя простые правила и регулярные отчёты.

      Программное обеспечение, такое как QuickBooks, может помочь малым предприятиям точнее управлять запасами и сократить ручной труд, фиксируя покупки и продажи, отслеживая уровни запасов и выявляя позиции с низким или медленным оборотом.

      Ключевой вывод

      Эффективное управление запасами предотвращает как дефицит, так и избыток запасов, что помогает сохранить денежные средства

      Для хранения списков товаров, перемещений и базовых правил повторного заказа следует использовать одну надёжную систему

      QuickBooks может выступать в роли такой системы, помогая малым предприятиям эффективно управлять запасами

      Что такое управление запасами для малого бизнеса?

      Эффективное управление запасами означает удовлетворение спроса клиентов при минимальных потере денежных средств, времени и пространства. На практике это означает точное отслеживание наличия, понимание того, какие позиции продаются быстрее или медленнее других, и установление простых правил о том, когда делать повторный заказ и сколько запасов держать.

      Цель — предотвратить дефицит и избыток запасов, при этом сохранив процесс управляемым для небольшой команды.

      Как эффективно управлять запасами

      Определите, какие позиции нужно отслеживать: Начните с фокуса на продуктах, которые приносят большую часть ваших продаж или которые трудно заменить. Ошибки в отношении таких позиций окажут наибольшее влияние на ваши денежные средства и удовлетворённость клиентов.

      Настройте чёткий список запасов с базовой информацией о товарах: Присвойте каждой позиции уникальное название или код, единицу измерения и простую категорию, чтобы вы могли группировать связанные товары при анализе остатков и продаж. В QuickBooks эта информация хранится в списке товаров и услуг.

      Выберите одну надёжную систему для отслеживания количеств и стоимости: Вы можете использовать таблицу, специализированную систему управления запасами или бухгалтерское ПО с функциями управления запасами. Некоторые планы QuickBooks (например, Online Plus и Online Advanced) позволяют включить отслеживание запасов (в настройках) и помечать позиции как товарные, нетоварные или услуги, чтобы отслеживать, что вы покупаете, продаёте и имеете в наличии.

      Всегда фиксируйте покупки и продажи в той же системе: Эффективное управление запасами опирается на однократную и последовательную запись перемещений товаров. QuickBooks автоматически обновляет количества и бухгалтерские записи, когда вы вводите счета, счета-фактуры и приходные ордера для товарных позиций, поэтому не требуются отдельные таблицы запасов. В планах Plus и Advanced оно также обновляет количество по заказу на покупку для товаров, заказанных, но ещё не полученных.

      Установите простые точки повторного заказа, чтобы руководствоваться при покупках: Точка повторного заказа — это уровень запасов, при котором наиболее эффективно сделать новый заказ, с учётом времени поставки и страхового запаса. QuickBooks (в планах Plus и Advanced) может хранить точки повторного заказа и отмечать позиции с низким остатком или отсутствием на складе, чтобы вы могли просмотреть их, расставить приоритеты и создать заказы на покупку до того, как запасы закончатся.

      Используйте отчёты для выявления закономерностей и корректировок: Регулярно анализируйте, какие позиции продаются быстро, а какие — медленно, и сколько денежных средств заморожено в запасах. Отчёты QuickBooks по запасам и продажам могут показать вам имеющиеся количества, позиции, требующие повторного заказа, и стоимость запасов, чтобы вы могли корректировать размеры заказов или отказываться от неэффективных позиций.

      Проверяйте процессы и инструменты по мере роста бизнеса: По мере увеличения объёма заказов или каналов продаж проверьте, всё ли ещё работает с вашей текущей комбинацией таблиц, ПО и/или приложений для управления запасами. Растущие компании, например, могут начать с простого решения, а затем подключить QuickBooks к более специализированным инструментам управления запасами, когда их потребности усложнятся.

      Основные принципы эффективного управления запасами для малого бизнеса

      Держите точную картину наличия: Ведите единый список позиций и отслеживайте количества в одной основной системе.

      Делайте повторный заказ в нужное время, не слишком рано и не слишком поздно: Устанавливайте точки повторного заказа на основе времени поставки и спроса; используйте списки или оповещения о низком остатке.

      Избегайте ручного копирования данных: Записывайте покупки и продажи один раз (используйте стандартную форму для обоих, если вы используете QuickBooks).

      Определяйте позиции, которые помогают или вредят денежному потоку: Просматривайте отчёты о быстро и медленно продающихся позициях, а также о стоимости запасов перед повторным заказом.

      QuickBooks на практике: применение принципов эффективного управления запасами

      Небольшой магазин товаров для дома хочет избежать и пустых полок, и завалов коробок на складе. Владелец переносит ключевые товары из Excel в QuickBooks Online, которым уже пользуется для бухгалтерии малого бизнеса.

      Они импортируют список товаров из таблицы, выбирают типы позиций (товар, нетоварная позиция или услуга) и фиксируют покупки и продажи через стандартные формы. Количества теперь обновляются автоматически, уведомления о низком остатке сообщают владельцу, когда нужно повторно заказать бестселлеры, а отчёты по запасам выявляют медленно продающиеся позиции, которые стоит сократить или вывести из ассортимента.

      Владелец тратит меньше времени на ручные пересчёты запасов, что даёт больше времени на обслуживание клиентов и планирование будущего бизнеса.

      Чеклист: настройка управления запасами в QuickBooks

      Выберите план QuickBooks Online с функциями управления запасами

      Включите отслеживание запасов в настройках

      Импортируйте товары и услуги из Excel или CSV с помощью функции «Импорт данных»

      Импортируйте клиентов и поставщиков, чтобы они были готовы к вводу покупок и продаж

      Установите для каждой позиции тип — товар, нетоварная позиция или услуга — в зависимости от её назначения

      Фиксируйте покупки и приходные ордера по товарным позициям для точного учёта остатков

      Записывайте все продажи товарных позиций через счета-фактуры или приходные ордера

      Установите точки повторного заказа для ключевых позиций и регулярно проверяйте уведомления о низком остатке

      Подключайте приложения для электронной торговли (например, Shopify Connector) для синхронизации заказов и связанных данных

      Запускайте регулярные отчёты по запасам и продажам для поддержки решений по закупкам и ценообразованию

      Лучшие практики и типичные ошибки

      Отдавайте приоритет позициям с наибольшим влиянием: Сначала отслеживайте и пересматривайте бестселлеры, прежде чем переходить к менее значимым позициям.

      Не полагайтесь только на память: Используйте заранее установленные точки повторного заказа, регулярные отчёты или автоматические оповещения вместо угадывания, когда закупать.

      Избегайте двойного ввода: Выберите одну систему для управления запасами и убедитесь, что все покупки и продажи проходят через неё.

      Регулярно просматривайте отчёты, а не только в конце года: Это поможет опережать дефицит, избыток и устаревшие товары.

      Обновляйте процесс по мере роста: По мере увеличения объёмов и числа каналов продаж подумайте о переходе от таблиц к системе вроде QuickBooks и о подключении специализированного приложения для учёта запасов при масштабировании.

      Часто задаваемые вопросы по управлению запасами

      Что означает эффективное управление запасами для малого бизнеса?

      Эффективное управление запасами означает держать достаточно товара для удовлетворения спроса, не замораживая слишком много денег и не занимая лишнего места. Для малого бизнеса это обычно включает отслеживание количеств, установление базовых точек повторного заказа, анализ закономерностей продаж и использование программ для управления запасами, чтобы обновления были точными и не зависели от чьей‑то памяти.

      Когда малым предприятиям следует переходить от таблиц к программному обеспечению для управления запасами?

      Простая таблица может быть достаточной, если у вас небольшой ассортимент, один‑два канала продаж и низкий объём заказов, при условии, что вы её регулярно обновляете. По мере роста числа товарных позиций, заказов или сотрудников программное обеспечение для управления запасами или специализированное приложение помогут сократить ошибки и ручной труд.

      Как QuickBooks может помочь в эффективном управлении запасами?

      QuickBooks помогает отслеживать количества в наличии, позиции с низким остатком согласно установленным точкам повторного заказа и стоимость запасов в составе вашей отчётности, если вы выбрали план с функциями управления запасами. Он связывает изменения запасов с записями о покупках и продажах, обеспечивая единое и последовательное представление.

      Этот контент оплачен указанными брендами. Digital Trends тесно сотрудничает с рекламодателями, чтобы представить их продукты и услуги нашим читателям. Хотя эта статья носит информационный характер и не выражает субъективного мнения, она прошла тщательную проверку фактов нашей командой для обеспечения точности. Весь брендированный контент создаётся нашей внутренней командой по партнёрствам, а не внешними рекламодателями. Для получения дополнительной информации о нашем подходе к брендированному контенту нажмите здесь.