¿Cómo gestionan las pequeñas empresas el inventario de forma eficiente con QuickBooks?

      Esta publicación se presenta en asociación paga con QuickBooks

      Las pequeñas empresas gestionan el inventario de forma eficiente manteniendo suficiente stock para satisfacer la demanda y evitando el exceso de existencias. Para ello, hacen un seguimiento de lo que hay disponible, de lo que se vende y de cuándo volver a pedir utilizando reglas simples e informes periódicos.

      Software como QuickBooks puede ayudar a las pequeñas empresas a gestionar el inventario con mayor precisión y con menos trabajo manual, registrando compras y ventas, controlando los niveles de stock e identificando artículos con bajo o lento movimiento.

      Conclusión clave

      La gestión eficiente del inventario evita tanto la falta de stock como el exceso, lo que ayuda a proteger el flujo de caja

      Se debe usar un sistema confiable para mantener las listas de artículos, los movimientos y las reglas básicas de reorden

      QuickBooks puede actuar como ese sistema, ayudando a las pequeñas empresas a gestionar el inventario de forma eficiente

      ¿Qué es la gestión de inventario para pequeñas empresas?

      La gestión eficiente del inventario significa satisfacer la demanda del cliente con el menor desperdicio de dinero, tiempo y espacio. En la práctica, eso implica llevar un control preciso del stock, entender qué artículos se venden más rápido o más despacio que otros y establecer reglas simples sobre cuándo volver a pedir y cuánto inventario conservar.

      El objetivo es evitar faltantes y exceso de stock, manteniendo a la vez el proceso manejable para un equipo pequeño.

      Cómo gestionar el inventario de forma eficiente

      Decida qué artículos necesitan seguimiento: Empiece por centrarse en los productos que generan la mayor parte de sus ventas o que son difíciles de reemplazar. Los errores relacionados con estos artículos tendrán el mayor impacto en su efectivo y en la satisfacción del cliente.

      Configure una lista de inventario clara con detalles básicos de los artículos: Asigne a cada artículo un nombre o código único, una unidad de medida y una categoría sencilla para poder agrupar artículos relacionados cuando revise el stock y las ventas. En QuickBooks, esta información se encuentra en la lista de productos y servicios.

      Elija un sistema fiable para rastrear cantidades y valor: Puede usar una hoja de cálculo, un sistema dedicado de gestión de inventarios o un software de contabilidad con funciones de inventario. Algunos planes de QuickBooks (como Online Plus y Online Advanced) permiten activar el seguimiento de inventario (en configuraciones) y configurar los artículos como inventario, no inventario o servicios, de modo que pueda seguir lo que compra, vende y tiene disponible.

      Registre siempre las compras y ventas en ese mismo sistema: La gestión eficiente del inventario depende de registrar los movimientos de stock una sola vez, de manera consistente. QuickBooks actualiza automáticamente las cantidades y las anotaciones contables cuando ingresa facturas, facturas de clientes y recibos de ventas para artículos de inventario, por lo que no necesita hojas de stock separadas. También actualizará la Cantidad en Orden de Compra para inventario en pedido, pero aún no recibido (con los planes Plus y Advanced).

      Establezca puntos de reorden simples para guiar sus decisiones de compra: Un punto de reorden es el nivel de stock en el que es más eficiente realizar un nuevo pedido, teniendo en cuenta el tiempo de entrega y la seguridad de stock. QuickBooks (en los planes Plus / Advanced) puede almacenar puntos de reorden y marcar los artículos que están bajos o agotados para que pueda revisarlos, decidir prioridades y crear órdenes de compra antes de quedarse sin existencias.

      Use informes para identificar patrones y ajustar según sea necesario: Revise regularmente qué artículos se venden rápidamente o se mueven lentamente y cuánto efectivo tiene inmovilizado en stock. Los informes de inventario y ventas de QuickBooks pueden mostrarle las cantidades disponibles, los artículos para reordenar y el valor del inventario para que pueda ajustar el tamaño de los pedidos o eliminar los productos de bajo rendimiento.

      Revise procesos y herramientas a medida que su negocio crece: A medida que aumenten los volúmenes de pedidos o los canales de venta, compruebe si la combinación actual de hojas de cálculo, software y/o aplicaciones de inventario sigue siendo adecuada para su negocio. Las empresas en crecimiento, por ejemplo, pueden empezar de forma simple y luego conectar QuickBooks a herramientas de inventario más especializadas cuando sus necesidades se vuelvan más complejas.

      Principios básicos de la gestión eficiente del inventario para pequeñas empresas

      Principio — Ejemplo

      Mantener una vista precisa de lo que tiene — Mantener una lista única de artículos y rastrear las cantidades disponibles en un sistema principal

      Reordenar en el momento correcto, ni demasiado pronto ni demasiado tarde — Establecer puntos de reorden basados en el tiempo de entrega y la demanda; usar una lista de bajo stock o alertas

      Evitar copiar datos manualmente — Registrar compras y ventas una sola vez (use un formulario estándar para ambos si utiliza QuickBooks)

      Identificar artículos que ayudan o perjudican el flujo de caja — Revisar informes sobre artículos de movimiento rápido y lento, así como el valor del inventario antes de reordenar

      Esta tabla muestra principios de gestión eficiente de inventario con ejemplos de cómo aplicarlos.

      Caso de uso QuickBooks: aplicar principios de gestión eficiente del inventario

      Una pequeña tienda de artículos para el hogar quiere evitar tanto los estantes vacíos como las cajas amontonadas en el almacén. El propietario traslada los productos clave de una hoja de cálculo de Excel a QuickBooks Online, que ya utiliza para la contabilidad de la pequeña empresa.

      Importa su lista de productos desde la hoja de cálculo, elige tipos de artículo de inventario y registra compras y ventas mediante formularios estándar. Las cantidades ahora se actualizan automáticamente, las alertas de bajo stock indican al propietario cuándo reabastecer los más vendidos y los informes de inventario resaltan las líneas de lento movimiento para reducirlas o descontinuarlas.

      El propietario dedica menos tiempo a los recuentos manuales de stock, lo que significa más tiempo para atender clientes y planificar el futuro del negocio.

      Lista de verificación: configurar la gestión de inventario en QuickBooks

      Elija un plan de QuickBooks Online con funciones de inventario

      Active el seguimiento de existencias o inventario en configuraciones

      Importe productos y servicios desde Excel o CSV usando Importar datos

      Importe clientes y proveedores para que estén listos para las entradas de compra y venta

      Configure cada artículo como inventario, no inventario o servicio según su uso

      Registre compras y recibos de artículos de inventario para mantener cantidades precisas disponibles

      Registre todas las ventas de artículos de inventario utilizando facturas o recibos de ventas

      Establezca puntos de reorden para artículos clave y revise las alertas de bajo stock con regularidad

      Conecte aplicaciones de comercio electrónico (p. ej., Shopify Connector) para sincronizar pedidos y datos relacionados

      Ejecute informes regulares de inventario y ventas para apoyar las decisiones de pedidos y precios

      Mejores prácticas y errores comunes

      Priorice los artículos de alto impacto: Controle y revise los más vendidos primero antes de preocuparse por líneas menores.

      No confíe solo en la memoria: Use puntos de reorden preestablecidos, informes regulares o alertas automatizadas en lugar de adivinar cuándo comprar.

      Evite la entrada doble: Elija un sistema para la gestión del inventario y asegúrese de que todas las compras y ventas fluyan a través de él.

      Revise los informes regularmente, no solo al final del año: Anticípese a faltantes, exceso de stock y artículos obsoletos.

      Actualice su proceso a medida que crece: A medida que aumenten el volumen y los canales, considere pasar de una hoja de cálculo a un sistema como QuickBooks y plantee conectar una aplicación de inventario dedicada cuando escale.

      Preguntas frecuentes sobre la gestión de inventario

      ¿Qué significa la gestión eficiente del inventario para las pequeñas empresas?

      La gestión eficiente del inventario significa mantener suficiente stock para satisfacer la demanda sin inmovilizar demasiado efectivo o espacio de almacenamiento. Para las pequeñas empresas, esto suele implicar controlar cantidades, establecer puntos de reorden básicos, revisar los patrones de ventas y usar software de gestión de inventarios para que las actualizaciones sean precisas y no dependan de la memoria de una sola persona.

      ¿Cuándo deben las pequeñas empresas pasar de hojas de cálculo a un software de gestión de inventario?

      Una hoja de cálculo simple puede ser suficiente si tiene una gama reducida de productos, uno o dos canales de venta y bajo volumen de pedidos, siempre que la mantenga actualizada. A medida que aumenten las líneas de productos, los pedidos o el personal, el software de gestión de inventarios o una aplicación dedicada puede reducir errores y trabajo manual.

      ¿Cómo puede QuickBooks ayudar con la gestión eficiente del inventario?

      QuickBooks puede ayudar controlando las cantidades disponibles, los artículos bajos según los niveles de reorden y el valor del stock como parte de sus cuentas cuando elige un plan que incluye funciones de inventario. Vincula los cambios de stock con los registros de compras y ventas para que tenga una vista coherente.

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